Хитринки за пестене на пари при печат

Дори в “цифровия” 21 век печатът на хартия се увеличава, както и разходите за него. Но за щастие съществуват редица относително прости и достъпни средства и методи, които могат да ни помогнат да сложим харчовете под контрол, без значение дали принтираме у дома или в офиса.

Темата за пестеливия печат е присъствала на страниците на PC World неведнъж, но със сигурност продължава да е актуална и днес, въпреки толкова популяризираните идеи за “безхартиен офис”, “зелен печат” и пр. Всъщност печатът на хартиени документи не намалява въпреки тенденцията към все по-голям електронен документооборот. Това е една от ключовите констатации, до които е стигнала компанията Brother в наблюденията си на пазарите по света през последните години. В същото време принтерните консумативи продължават да са скъп ресурс. Мастилата за inkjet машините например са по-скъпи от старо шампанско, дефицитно уиски и черен хайвер. Днес един неголям принтерен картридж, с който могат да се отпечатат от 400 до 1000 страници струва между 40 и 80 лв. Всъщност, за разлика от всичко останало в света на компютърната техника и потребителската електроника, мастилата са единственият продукт, който поскъпва, вместо да поевтинява – с около 30% от 2009-а до 2012 г., според наблюденията на колегите от американското издание на PC World.

Естествено, колкото повече печати, толкова по-скъпо ни излиза цялото упражнение. Това е особено сериозен въпрос за офиси и компании, чиято работа е свързана с генерирането на стотици страници дневно. При тях разходите за печат са значителни и възлизат буквално на хиляди левова всяка година.

За щастие, технологичното развитие в print сегмента също не е в застой и днес контролът върху печата (и разходите за него) е по-лесен от всякога. А дори отпечатването на хартиени документи да не може да се избегне, съществуват и редица достъпни средства и начини за намаляване на харчовете, свързани с това. Независимо дали става въпрос за “домашен” или офис печат, има редица хитринки, които могат да спестят доста пари. В следващите редове ще обобщим редица такива идеи – както сравнително лесни и безболезнени, така и по-кардинални.

Да отпечатваме отговорно

Повечето потребители едва ли са особено склонни да обръщат внимание на призиви за екологичност, ако не плащат от джоба си за всяка отпечатана страница, но ако сте сред хората, които плащат сметките за офис консумативи, със сигурност ви се свива сърцето, когато минавате покрай коша за отпадъци до принтера, пълен с никому непотребни листи, които просто не е трябвало да бъдат отпечатвани.

Всъщност ликвидирането не ненужния печат е именно мястото, откъдето трябва да започне всеки, който е решил да ограничи разходите си за принтиране. В края на краищата, вместо да отпечатвате на хартия, можете да съхранявате документите си в PDF формат, който е лесен за архивиране и поддържа възможности за търсене по ключова дума.

Ако управлявате офис, собственик сте на малък бизнес или искате да дадете личен принтер на потребителите в собственото си домакинство, просто престанете да отпечатвате бележки, карти, футболни резултати и “интересни” статии, на които сте попаднали в Интернет и които искате да препоръчате на някого. За последното е изобретена електронната поща, по който лесно можете да изпратите всякакъв файл, включително текстов документ в PDF формат.

Повечето съвременни офис пакет за продуктивност могат да съхраняват създаваните и редактирани с тях документи директно в PDF, а съществуват и полезни сайтове като Pdfcrowd например, с чиято помощ можете да съхранявате в PDF формат и цели уеб страници. В краен случай, можете да използвате вградената print-screen функционалност на операционните системи или инструменти от рода на Windows Snipping Tool, за да правите бързи снимки на екрана си и да ги споделяте електронно, вместо да ги отпечатвате на хартия.

Ако пък често отпечатвате страници от мрежата, то добра идея е да си свалите безплатната програмка GreenPrint, която ще ви помогне да подредите съдържанието така, че да използвате оптимално ефективно както хартията, така и мастилото/тонера на принтера си. Ако става въпрос за мастиленоструен принтер, то консумативът определено е едно от сериозните пера при печат. Но то също може да се намали лесно – като се използва “draft” режима винаги, когато това е възможно.

 

 

Вместо да отпечатвате на хартия, можете да съхранявате документите си в PDF формат, който е лесен за архивиране и поддържа възможности за търсене.

Важно е да превърнете избягването на принтирането върху хартия в навик. Той определено е полезен и не само ще ви спести пари, но ще ви улесни значително при търсенето на важните документи – дигиталните документи са много по-лесни за архивиране, съхранение и индексиране от хартиените.

Основни хартиени трикове

Един от най-старите трикове на разумния печат е да се слага възможно най-много информация н а страница. Принтерите с дуплекс улесняват доста тази задача и пестят хартия със способността си да отпечатват и от двете страни на листа, въпреки че понякога тази функционалност е заровена на неудобни места в настройките на машината. Във всеки случай винаги е добра идея да отпечатвате на една страница възможно най-много PowerPoint слайдове – в Handouts режим можете да отпечатвате до девет слайда на страница (макар и доста малки, разбира се).

Друга възможност за пестене на хартия идва с опцията 'shrink to fit', налична в Excel и в повечето уеб браузъри. Тази настройка елиминират проблема с отпечатването на само няколко реда на страница при документи или уеб страници, които са твърде дълги.

 


Хитринки за пестене на пари при печат

© Мариян Славов, pcworld

 

Принтерите с дуплекс функционалност пестят хартия със способността си да отпечатват и от двете страни на листа.

 Ако ви се случва често да отпечатвате “неофициални” документи, които не четете повече от веднъж, не бързайте да ги изхвърляте. Една добра първа стъпка в пестенето на хартия е печатането и от обратната страна на листите – чистите могат да се пазят само за официалната кореспонденция. По този начин спестяванията могат да бъдат изненадващо осезаеми – ако принтирате само у дома, можете буквално да забравите кога за последен път сте купували хартия, а в офиса това перо може да намалее почти наполовина.

Шрифтът също има значение

Има и лесни начини да се пести мастило/тонер. Един такъв се оказва изборът на подходящ шрифт. Едно популярно изследване на онлайн ресурса Printer.com например твърди, че шрифтът Century Gothic използва толкова по-малко мастило от по-популярния Arial, че компания, която отпечатва по 250 листа седмично, може да спести към $80 годишно, само с настройка на шрифтовете. По-професионално изглеждащият Times New Roman, между другото, е почти толкова пестелив, колкото и Century Gothic.

В случай, че сте забравили шрифтът по подразбиране в Word може да се промени от падащото меню Change Styles, а в Outlook - през Tools > Options > Mail Format > Stationery and Fonts.

По-евтиното пълнене?

Стигаме и до вечното противопоставяне между оригинални и съвместими консумативи – въпрос, който е изследван неведнъж през последните години както от колегите от Computerworld BG, така и от американското издание на PC World. Едно сравнително скорошно тяхно проучване например установява, че отпечатаното със съвместими мастила в повечето случаи е почти толкова качествено, колкото и печата с оригинални. Всъщност при отпечатване на текст разликите са почти незабележими.

Разбира се, съображенията за използване на едните или другите се простират далеч отвъд качеството на печат, но в крайна сметка един от основните изводи от всички споменати проучвания гласи следното: Ако качеството на (фото)печата е приоритет за вас, инвестицията в оригинални марково консумативи е не-само оправдана, но и на практика задължителна. Ако обаче отпечатвате главно текст, можете спокойно да прибягвате и до съвместими консумативи, които в някои случаи могат да излязат до 70% по-евтино от аналогичните оригинални.

Два принтера могат да бъдат по-евтини от един

Може да звучи парадоксално, но работата с два принтера в офиса може да се окаже по-спестовен вариант от използването на една машина. Как? Въпрос на специализация – просто изберете един за цветен печат и един за черно-бял. За препоръчване е вторият да е бърз лазерен/LED принтер, а първият – модел, който се използва единствено или поне най-вече за снимки.

Въпреки, че не могат да се похвалят с качеството на фотопечат, възпроизводимо от мастилените си събратя, съвременните лазерните принтери са сравнително достъпни, а разходът им за печат като цяло е по-нисък в сравнение с този на inkjet техниката.


Хитринки за пестене на пари при печат

© Мариян Славов, pcworld

Никога не използвайте фотопринтера за отпечатване на черно-бекли документи

Разбира се, номерът е да накарате всички служители да се съобразяват с тази специализация. Можете да им помогнете, като дадете на принтерите ясно диференцирани имена в мрежата, като например “Само за цветен/$$$ печат” и “Черно-бял”, и като сложите лазерната машина като default принтер на всеки компютър в офисната мрежа.

Крайни мерки

Описаните до тук мерки за спестяване при печат са сравнително прости и лесни за прилагане, но винаги съществува и вероятността да не проработят. В края на краищата, лошите навици (включително тези свързани с разхищения на мастило и тонер) са доста упорити дори у най-отдадените на работата служители. Какво правим в такъв случй?

Една от възможните по-драстични крайни мерки е да се отървете от принтерите. Това може да не стане отведнъж, но добро начало би било да се махнат отделните принтери, които са на бюрата на служителите. Хората са по-малко склонни да отпечатват нещо, ако се налага да стават и да ходят до принтера, за да си го вземат – особено, ако машината за печат е в друго помещение. Друга добра идея е мрежовите принтери да бъдат разположени близо до работното място на офис мениджъра или до това на специалиста, отговорен за презареждането и поддръжката им. Ако служителите редовно отнасят сърдити погледи заради твърде много отпечатване, има вероятност постепенно да урегулират навиците си.

 


Хитринки за пестене на пари при печат

© Мариян Славов, pcworld

 

Всъщност, ако не се смятат някои единични изключение, в днешно време поти няма служител, който да се нуждае от собствен настолен принтер, така че преминаването към мрежов (мултифункционален) принтер не би трябвало да е никакъв проблем. Следващата стъпка е пълната забрана за принтиране – поне за един ден в седмицата. Във всеки случай, можете да опитате, да речем ,всеки петък да изключвате и да слагате под ключ принтера. Отначало сигурно ще има много оплаквания и недоволство, но при положение, че на много места има много по-драстични забрани (за чатене, за личен е-mail, за посещаване на неоторизирани сайтове и пр.), със сигурност служителите бързо ще се научат да оцеляват един ден без принтер. А след това дните могат да станат два или повече … Във всеки случай, нищо не пречи да експериментирате, докато намерите правилния баланс между нуждите си от печат и изискването да оптимизирате разходите си за консумативи.

След казаното до тук, не ни остава друго освен да завършим с няколко от вечно актуалните съвети на експертите в печата.

Съветите на Xerox за пестелив и екологичен печат

1. Използвайте по-малко хартия

При принтиране и копиране използвайте хартията и от двете страни. Печатайте повече от едно изображение на страница.Международната екологична организация Environmental Protection Agency е изчислила, че е необходима 10 пъти повече енергия за производство на лист хартия, отколкото създаването на копие или отпечатване.

2. Рециклирайте хартията, която използвате, и използвайте рециклирана хартия

Инсталирайте специално обозначени кутии на няколко места в офиса за събиране на хартия, която по-късно да бъде предадена за рециклиране.

3. Използвайте сертифицирани от ENERGY STAR продукти:

Заменете старите офис машини с нови, които отговарят на стандарта ENERGY STAR и спестете електроенергия. Съвременните машини постигат това по много начини, чрез намаляване на времето за загряване на уреда, чрез автоматично изключване, когато не се използва, чрез употреба на специални тонери, за които е необходима по-малко енергия, за да протече процесът на изпичане на тонера и отпечатване и др.

4. Заменете отделните уреди /принтер, копир, скенер/ с едно мултифункционално устройство

Един копир, два принтера и факс машина консумират за година 1400 kWh електроенергия, докато едно мултифункционално устройство, което съдържа всички тези уреди, има нужда само от 700 kWh електроенергия годишно. Купуването на консумативи за едно устройство по принцип също излиза по-евтино от снабдяването на няколко.

5. Сканирайте и изпращайте

Документите могат лесно да бъдат архивирани и разменяни, без използването на хартия. Съвременните офис машини имат вградени функции за сканиране и изпращане на документи директно по e-mail, например. Функцията сканиране към e-mail (scan to e-mail) може значително да намали използването на факс, а оттам и количество хартия, телефонните и пощенските разходи.

6. Премислете преди да отпечатате

Винаги използвайте Print Preview функцията, за да избегнета отпечатването на ненужни страници. Силно препоръчително е и използването на програми като GreenPrint, които оптимизират разположението на текста, така че да се използва възможно най-малко хартия.

7. Проверявайте настройките по подразбиране

Принтерните драйвери позволяват по-екологични и разходоориентирани настройки. Слагайте дуплексната функция и монохромния печат като "default" настройки. Използвайте draft и спестяващите режими за всичко, което не изисква високо качество на печат

8. Предпочитайте мултикомпонентните консумативи

В двукомпонентните консумативи на лазерните принтери барабанът и тонерът могат да се сменят по отделно и не се налага при износване/изчерпване на едното да се сменя всичко. Аналогично, при мастиленоструйните принтери за предпочитане са картриджите с отделни мастилници за всеки цвят,

9. Използвайте защитен печат

Настройките за сигурност в модерните офис принтери и МФУ позволяват изпълнението на принт задачите да се задържа до въвеждането на PIN за всеки конкретен с служител, а администраторите имат възможност да определят ясни правила и ограничения за печат в зависимост от правомощията и нуждите на персонала. Системите за контрол дават ясни отчети за изразходването на консумативите, а time-out функциите елиминират вероятността от изпълнение на блокирани и забравени задачи.

10. Купувайте консумативи на едро

Купуването на консумативи на едро, включително чрез специалните тонер-касети и мастилници за обемен печат, отбелязвани с обозначение като "high-efficiency" или "high-capacity", намалява както цената на отпечатана страница, така и отпадъците свързани с изразходването и опаковането на консумативите.

Източник: Xerox.com

Twitter icon Facebook icon
Този сайт използва бисквитки (cookies). Ако желаете можете да научите повече тук.