На разходите за принтиране/копиране на документи до скоро не се обръщаше особено внимание. Много рядко в компаниите се контролираше и/или управляваше процеса по създаване и отпечатване на документи. Но тези времена са вече минало и реалността показва различна картина.

 

Отпечатването на документи е един от последните процеси, в които компаниите намират потенциал за оптимизация и подобрения. Изследователската компания IDC казва, че средните годишни  разходи за печат са около 5% от оборота на компанията. От Гартнер пък споделят, че тези разходи могат да бъдат намалени от 10 до 30%. А експертите от All Associate Group определят, че за всяко 1 евро изразходено за печат, са необходими още 9 евро за управлението на процеса по печат.

В повечето случаи в компаниите разходите за печат са големи, но остават скрити. Обикновенно като такива се разпознават разходите по покупката на нови устройства и разходите за консумативи. Останалите разходи като амортизация, разходи за ремонти, разходи за резервни части, човекочасовете, изразходвани за поръчка на консумативи и сервиз, разходите за електроенергия, нанесените щети и пропуснатите ползи от неработещи устройства остават невидими и не се оценяват. Стандартна ситуация за компаниите до скоро бе да се купува техника стихийно на принципа “по-евтино устройство” без да се взема в предвид общата му себестойност на притежание. По този начин се оптимизираха покупните разходи, но това водеше до повишени общи разходи на притежание и разнообразие от марки и различни доставчици и/или сервизни организации, които да поддържат въпросната техника. В тази връзка компаниите поръчват и поддържат на склад различни видове консумативи, което пък от своя страна влошава паричния поток. Служителите на компанията в такава ситуация трябва да свикват с различни интерфейси и да бъдат обучавани за различните устройства на отделните производители. Така за компанията разходите за печат остават неясни и единствения критерии за отпечатаните страници е поръчваното количество хартия за определен период. За контрол на печата пък в подобна ситуация е абсурдно да се говори, още по малко за алокиране на тези разходи към потребител, работна група или отдел. 

Тук е мястото, където Коника Минолта може да помогне на финансовия сектор да Оптимизира Разходите си за печат!

Чрез програмата си Optimized Print Services (OPS), Коника Минолта осигурява: 

• Пълна прозрачност на разходите по обслужване на устройствата и професионалните услуги свързани с тях. Това за клиента означава: 

o Пълно разбиране на актуалната ситуация, ясна картина за оптимизацията, която може да бъде постигната, максимален контрол, базиран на данни и факти.

• Печат, управление на документи и инфраструктура и услуги, които напълно отговарящи на бизнес нуждите на компанията 

o Това за клиентите означава …

Оптимален печат, обработка на документитие и минимални общи разходи на притежание  с включени индиректни и скрити разходи

• Внимателно управлявани и поддържани устройства

o Това за клиента означава …

… Минимален риск, липса на първоначална инвестиция и състредоточаване върху основните дейности на комапнията 

• Един доставчик – една точка за контакт 

o Това за клиента означава …

o Ефективни административни процеси с минимални ресурси и менижмънт 

• Активна адаптация на устройствата и услугите в зависимост от променящите се бизнес процеси в компанията

o Това за клиента означава …

… Надеждност, контрол, минимален риск,  много по-малко главоболия и дългосрочно партньорство

Програмата на Коника Минолта преминава през три основни фази: 

• Анализ – пълна инвентаризация на разполагаемата техника, локацията и и обема на печат, нуждите на потребителите и работните процеси. Този етап приключва с изчисляване на месечни разходи и свеждането им до себестойност на страница
• Предложение за отпимизация на настоящото състояние – съгласуване с компанията
• Опериране – внедряване на предложеното решение и постоянен мониторинг

Програмата се осъщесвява чрез нови устройства Коника Минолта + софтуер + професионални услуги и инвестиция от страна на Коника Минолта. OPS представлява пълен аутсорсинг на печата вътре в компанията.

Ако се интересувате повече от прoграмата контактите на Коника Минолта в България са: